De overheid is actief op vele gebieden in onze maatschappij en zij probeert hierbij altijd in ‘Control’ te zijn. De omgeving van de overheid is zeer divers en continu aan verandering onderhevig. Vragen die elk dienstonderdeel binnen de overheid zichzelf regelmatig stelt: “Doen we de goede dingen?”, “Doen we ze op de beste manier?” en “Liggen we op koers voor het behalen van onze doelstellingen?” Niet alleen wordt hierbij gekeken naar het resultaat, maar ook naar de kosten die hiermee gemoeid zijn. De overheid neemt daarom maatregelen om een goede werking van de administratie organisatie te borgen en de overheid voert interne controle op haar processen.
Risico’s
Het niet goed vastleggen en controleren van processen brengt voor de overheid en haar bewindslieden grote risico’s met zich mee. Zo is het regelmatig voorgekomen dat bewindslieden in opspraak zijn gekomen, omdat de verantwoording van overheidsmiddelen ondeugdelijk was. De burger is kritisch ten aanzien van het presteren van de overheid. Bovendien heeft de digitale revolutie ervoor gezorgd dat de burger meer inzicht heeft verkregen in de taken van de overheid.
Rijksbegroting
Ieder jaar op Prinsjesdag maakt de Minister van Financiën in de Rijksbegroting en de Miljoenennota de kabinetsplannen voor volgend jaar bekend met de bijbehorende kosten. Aan de presentatie van de Rijksbegroting en de Miljoenennota gaat een intensief proces van voorbereiding vooraf op alle departementen. En op de presentatie volgt een traject van behandeling, vaststelling, uitvoering en verantwoording van de overheidsfinanciën. Dit wordt het begrotingsproces genoemd.
VBTB
Enige jaren geleden heeft het Ministerie van Financiën de term ‘Van Beleidsbegroting tot Beleidsverantwoording’ geïntroduceerd. Bij VBTB staat de begroting en de verantwoording (het jaarverslag) de koppeling tussen beleid, prestaties en geld centraal. Dit betekent dat op hoofdlijnen het beleid wordt gekoppeld aan budgetten.
De begroting moet een antwoord geven op de vragen:
§ Wat willen we bereiken?
§ Wat gaan we daarvoor doen?
§ Wat mag dat kosten?
In het jaarverslag staan vragen centraal als:
§ Hebben we bereikt wat we hebben beoogd?
§ Hebben we gedaan wat we daarvoor zouden doen?
§ Heeft het gekost wat we dachten dat het zou kosten?
Door de systematiek van VBTB hebben zowel begroting als jaarverslag een eenduidige indeling die goed op elkaar aansluit.
Procesbeschrijvingen
Om te zorgen dat alle vragen in het jaarverslag met “ja” worden beantwoord, is het volgen van het begrotingsproces zoals hierboven beschreven van groot belang. De overheid heeft er daarom voor gekozen om processen die behoren bij beleidsvorming of de ondersteuning te beschrijven. Dit alles met het doel om een bestuurlijk informatiesysteem te creëren dat beschikbaar is voor verschillende onderdelen van de overheid. Het streven hierbij is om de verantwoording van de besteding van overheidsmiddelen sterk te bevorderen en om een goede werking van de administratieve organisatie te borgen.
Interne Controle
De interne controle bij de overheid richt zich voornamelijk op de volledigheid, juistheid en tijdigheid van processen die behoren bij beleidsvorming of de ondersteuning hiervan. De controle is voornamelijk gericht op het voorkomen en tijdig herstellen van fouten, zodat een rechtmatige begrotingsuitputting tot stand komt en processen ordelijk verlopen.
Indien de overheid een rol wil blijven vervullen waarbij zij haar taken goed uitvoert, op een correcte manier en doelstellingen behaalt dan zal de continue aandacht voor administratieve organisatie en interne controle hoog op de agenda dienen te worden geplaatst. Daarbij dient niet alleen het belang en de prioriteit goed te worden ingeschat, maar is de vertaling naar resultaatgerichte actie net zo belangrijk. BAS Consultancy is hiervoor een uitstekende partner.
De overheid en BAS Consultancy
In de afgelopen jaren heeft BAS Consultancy veel aandacht besteed aan de Rijksoverheid. Een van de adviseurs is fulltime ingezet om contacten binnen de Rijksoverheid te leggen en de processen binnen de overheid eigen te maken. Deze kennis heeft ertoe geleid dat vele consultants bij de Rijksoverheid een opdracht hebben vervuld en zo veel processen van dichtbij hebben gezien. Met deze ervaring kan BAS Consultancy uw organisatie goed ondersteunen bij het inrichten van uw processen en de interne controle.
Voorbeelden van werkzaamheden die BAS Consultants kunnen uitvoeren zijn het leveren van een bijdrage bij het opstellen van risicoanalyses, het opstellen van controleplannen, beschrijven van administratieve processen en adviseren betreffende de inrichting van interne controle. Veel consultants hebben deze werkervaring niet alleen binnen de Rijksoverheid opgedaan, maar ook in het bedrijfsleven. Hierdoor hebben zij verschillende manieren om naar processen te kijken en kunnen zij verbeterpunten aandragen die onderbouwd zijn vanuit verschillende ervaringen. Bovendien beschikt de consultant van BAS Consultancy over een gedegen kennis van administratieve tools. Zo hebben alle consultants een opleiding gevolgd waarbij de werkwijze van softwaretool MAVIM eigen werd gemaakt.
Naast het opzetten van een goede administratieve organisatie met bijbehorende interne controle, kunnen onze consultants ook de interne controle uitvoeren. Zij zijn bijvoorbeeld inzetbaar als auditor, auditmanager of auditmedewerker. Ook verschillende vormen van audits kunnen worden uitgevoerd, namelijk niet alleen op het gebied van financiën, maar ook operationele audits, waarbij gekeken wordt naar de bedrijfsprocessen, is mogelijk.
De aanpak van BAS Consultancy
Wanneer aan BAS Consultancy de opdracht wordt gegeven om processen te beschrijven en de interne controle in te richten, zullen de volgende stappen worden uitgevoerd:
§ Inventarisatie: Aan de hand van een grondige analyse van alle werkzaamheden kan worden bepaald welke processen beschreven moeten worden;
§ Het beschrijven: samen met uw medewerkers worden de processen uitgewerkt en opgenomen in uw softwaretool;
§ Optimaliseren: wanneer een compleet plaatje van de processen gereed is, kunnen knelpunten, overlap en dubbelingen worden gesignaleerd. In deze stap zullen de processen worden geoptimaliseerd naar de meest werkbare en efficiëntste vorm.
§ Opstellen interne controle: wanneer de processen goed beschreven zijn, worden de punten van interne controle uiteengezet en verantwoordelijke medewerkers aangewezen.
§ Implementatie en borging: op het moment dat alles is vastgesteld, kan het worden geïmplementeerd. Een onderdeel hiervan is opleiding van de medewerkers die het moeten uitvoeren en het borgen van de administratieve organisatie bij de betreffende manager.
§ Nazorg: na een tijdje werken met deze processen zal opnieuw gekeken worden waar knelpunten zich voordoen en zullen de processen worden aangepast.
Door: Auke Heinsius, consultant, BAS & Bestuur
